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PDF – es muss nicht immer Adobe sein …

Know-how | Technische Redaktion

Die Technische Dokumentation wird in PDF ausgeliefert. Klar – soll der Anwender die Dokumentation schließlich auf möglichst vielen Geräten ohne Zusatzsoftware immer korrekt angezeigt bekommen. PDF sind praktisch, kompatibel und auf fast allen Rechnern/Systemen darstellbar. Doch muss es immer ein Produkt aus dem Hause Adobe sein, um das PDF zu erstellen?

Inzwischen können die meisten Programme, mit denen die technischen Unterlagen erstellt werden, direkt nach PDF exportieren. Kommen exotische Dateiformate/Programme zum Einsatz oder sollen mehrere Dateien in ein PDF zusammengefasst werden, wird oft Adobe Acrobat verwendet. Doch gerade letzteres ist mit hohen Kosten verbunden – kostet Adobe Acrobat DC Pro derzeit doch über 600 Euro pro Lizenz.

PDF direkt aus dem Programm erstellen

Nehmen wir als Beispiel MS Word. Seit der Version 2007 kann Word PDF direkt exportieren: Einfach im „Speichern unter“-Dialog PDF als Dateiformat anwählen. Allerdings sind die anwählbaren Optionen dürftig – PDF/A oder Lesezeichen (Textmarken) anhand von Überschriften erstellen ist schon das Maximum an Gefühlen.

PDF-Drucker

Alternativ kann über den „Drucken“-Dialog mit einem PDF-Drucker (falls installiert) das PDF erstellt werden. Hierbei wird ein virtueller Drucker installiert, der dann (zumeist über PostScript) das PDF ausgibt. Der enorme Vorteil: Ein PDF kann aus jedem Programm heraus erstellt werden, das auch drucken kann. Die weiteren Vor- und Nachteile hängen sehr stark vom installierten PDF-Tool ab. Acrobat installiert gleich den Distiller mit, der den Drucker „Adobe PDF“ bereitstellt.

PDF nachbereiten / bearbeiten

Ist ein PDF schließlich erstellt, soll dieses nachbearbeitet werden. Unter Umständen müssen Seiten gelöscht oder hinzugefügt, ein Wasserzeichen hinterlegt, Metadaten ergänzt und die Standardansicht beim Öffnen definiert werden. Auch hierfür gibt es eine Menge freier und proprietärer Tools, die mehr oder weniger Möglichkeiten bieten.
Übrigens können sauber erstellte PDF inzwischen recht passabel und umfangreich bearbeitet werden. Dies ist aber nur sinnvoll, wenn die Originaldateien oder -programme nicht mehr verfügbar sind.

Die Entscheidung

Eine (nicht annähernd vollständige) Liste mit PDF Tools gibt es auf Wikipedia. Die englische Version der Seite ist deutlich umfangreicher.

Bevor man sich schließlich für ein (oder mehrere) PDF Tool(s) entscheidet, sollte man sich gut überlegen, welche Aufgaben es übernehmen soll. Einige Tools können direkt in den Standardeinstellungen Vorgaben für die PDF-Erstellung speichern, andere sind automatisierbar (beispielsweise über eine Programmierschnittstelle) oder haben bereits eine Stapelverarbeitung (Batch processing) eingebaut.

Grundsätzlich sollten folgende Kriterien in die Entscheidung einfließen:

  • Welche Metadaten sollen in das PDF eingepflegt werden (Titel, Verfasser, Copyright, etc.).
  • Welche Links/Lesezeichen sollen enthalten sein.
  • Wie soll das PDF beim Öffnen angezeigt werden.
  • Soll das PDF geschützt sein.
  • Sollen mehrere Dateien in ein PDF zusammengefasst werden.
  • Sollen Seiten hinzugefügt/gelöscht werden.
  • Ist im PDF ein Wasserzeichen erforderlich.
  • Ist Archivierung ein Thema (PDF/A).
  • Sollen obige Punkte automatisierbar sein (von einem anderen Programm aufgerufen werden / mehrere PDF in einem Ordner ohne Benutzer-Interaktion abarbeiten).
  • Sollen auch weitere (umfangreichere) Dokumentenbearbeitungen im PDF durchgeführt werden.
  • Was darf das Tool kosten (Kosten-Nutzen-Analyse).

Übrigens: Die eierlegende Wollmilchsau der PDF-Tools haben wir leider noch nicht gefunden.

Stand: 2016

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