Automatisierung für die Technische Dokumentation

Auch in der Technischen Redaktion kann es eintönig sein. Vor allem dann, wenn ein und dieselbe Aufgabe immer und immer wieder ausgeführt werden soll.
Klick für Klick für Klick. Stücklisten aus einem ERP-System herausspielen beispielsweise. Da sitzt man dann schnell mal einen Nachmittag, um die notwendigen Listen zu erstellen. Grund genug, sich über Automatisierungsprozesse in Windows Gedanken zu machen. In Word nennt sich diese Herangehensweise „Makro“.
Wenige wissen aber, dass es Ähnliches auch für Windows gibt. Mit wenigen Zeilen Code kann man viel Zeit und Nerven sparen. Skripte helfen darüber hinaus, Fehler zu vermeiden, indem sie genau das ausführen, was der Code vorgibt.

Die richten Fragen stellen

Aber Achtung, nicht immer ist ein Skript geeignet! Einige wenige Fragestellungen sollten gut durchdacht werden:

1. Wie viel Arbeit soll durch die Automatisierungslösung übernommen werden, und wie oft führt man den Prozess aus? Schnell übersteigt der Aufwand, ein paar Zeilen Code zu schreiben, zu testen und zu debuggen den Nutzen. Wenn beispielsweise nur einmal im Monat eine Datei in ein PDF umgewandelt werden soll, wird man auf lange Zeit hinaus manuell schneller sein als es dauert, ein eigenes Script zu schreiben. Eine Übersichtstabelle, ab wann sich Skripte lohnen, hat Randal Munroe aufgestellt: https://xkcd.com/1205/
2. Eignet sich die Aufgabenstellung für Automatisierung? Nicht jeder Workflow kann automatisiert werden. Kommen beispielsweise sehr viele Variationen oder Variablen ins Spiel, wird es schwierig, alles abzudecken. Der Aufwand, Variablen von Hand einzugeben kann den Zeitgewinn übersteigen.
3. Wie soll das Script funktionieren? Wenn alle drei Monate eine grundlegend neue Version geschrieben werden muss – weil sich beispielsweise die Eingabemasken und Befehle ändern – ist der Nutzen nicht gegeben.

Ein Praxisbeispiel

Mehrmals im Monat müssen einige Dutzend Stücklisten aus einem ERP-System herausgespielt werden. Die Listen können aus dem ERP nur als Textdatei gespeichert werden. Für den weiteren Workflow müssen sie mit Word geöffnet, in ein Layout gepackt und druckfertig gespeichert werden. Insgesamt sind dafür pro Liste etwa
15 Klicks, mehrere Copy & Paste-Vorgänge, zwei Programmwechsel und viermal Text aus der Zwischenablage einfügen notwendig.

Mit 140 Zeilen AutoIt-Code und 60 Zeilen Word-Makro-Code sind die Stücklisten kein Thema mehr. Der gesamte Prozess läuft automatisch – bis hin zur richtigen Vergabe der Dateinamen. Zusätzlich kann schon in der Eingabemaske ein Sprachkürzel für den späteren Dateinamen gewählt werden.

In einer präparierten Word-Tabelle werden alle Stücklistennummern aufgeführt. AutoIt kopiert die erste Nummer, klickt im ERP-System die notwendigen Felder und Menüpunkte an, fügt die Stücklistennummer an den richtigen Stellen ein, setzt die Parameter und erzeugt die Textdatei. Dann öffnet AutoIt aus Word heraus mit einem Makro die Textdatei, passt gemeinsam mit einem Word-Makro das Layout an und speichert die Datei als .doc mit dem richtigen Dateinamen und Sprachkürzel.

• Zeitersparnis: pro Projekt ein paar Stunden.
  Ein paar Zeilen Code können Wunder wirken … (siehe Abb. 1 und Abb. 2 )

Fallen

Doch Vorsicht: Die Möglichkeit, über die Windows-Oberfläche Programme zu bedienen, verleitet dies auch so umzusetzen, obwohl es eine direkte Lösung gäbe. Automatisierungen, die direkt aus dem Programm kommen, sind schneller und bieten weniger Raum für Fehler als Lösungen über Drittanwendungen.

Fazit

Automatisierung in Windows erleichtert repetitive Aufgaben ungemein. Aber die Rahmenbedingungen müssen genau abgesteckt sein. Außerdem darf man sich nicht von der Oberflächensteuerung verleiten lassen: Alles, was per Befehl statt Klick aufgerufen werden kann, ist schneller und vor allem sicherer.

Über AutoIt

AutoIt ist eine Software zur Erstellung von Skripten, mit denen Abläufe unter Windows automatisiert werden können. AutoIt ist Freeware und somit kostenlos.
Das Programm stellt dem Nutzer eine BASIC-ähnliche Skriptsprache und eine komplette Entwicklerumgebung zur Verfügung. Außerdem enthält es einen Interpreter und einen Compiler, mit dem ausführbare Dateien (exe-Dateien) erstellt werden können. Damit können AutoIt-Skripte auch auf Windows-Computern ausgeführt werden, auf denen AutoIt nicht installiert ist.

Bei weiteren Fragen schicken Sie eine E-Mail an: martin.borer[at]text-it.at

Stand: 2015