Quo vadis Doku: text-it hilft

Dateibasiert oder datenbankbasiert

Ein entscheidender Punkt ist, ob das Redaktionssystem dateibasiert oder datenbankbasiert arbeitet.
Dateibasiert heißt, dass jedes Topic (Modul) als xml-Datei gespeichert wird. Die xml-Dateien werden in einem Projektordner organisiert. Zielgruppe sind einzelne Autoren bis mittelgroße Redaktionsteams. Die Einführung ist niederschwellig, Einarbeitungsaufwand und (laufende) Kosten sind eher gering.

Datenbankbasiert bedeutet, dass jedes Topic (Modul) in einer Datenbank als Datenobjekt abgelegt wird. Damit sind Vorteile verbunden wie etwa Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit oder Zugriffskontrolle. Zielgruppe sind kleine bis große Redaktionsteams. Einführungs- und Einarbeitungsaufwand sowie (laufende) Kosten sind eher hoch. 

Übersetzungsorientiert

Eine kostenrelevante Entscheidung betrifft die Fragestellung: Wie gut ist das Redaktionssystem für den Übersetzungsworkflow geeignet? Können Änderungen  automatisiert zur Übersetzung herausgespielt werden oder muss das gesamte Projekt zur Übersetzung geschickt werden?
Je nachdem wie Ihre Redaktionsumgebung aufgestellt ist (gibt es ein Translation Memory im Haus oder muss alles extern vergeben werden?), wird die Übersetzungskomponente mit ausschlaggebend für die Auswahl sein.

Topicorientiert/modular schreiben

Neben Strukturfragen ist für den Technischen Redakteur und alle Beteiligten, z.B. Marketing, der Schwenk zu topicorientiertem Schreiben zu bewältigen. Das ist meistens leichter gesagt als getan. Oft wird lediglich das bisherige Textmaterial ins Redaktionssystem importiert.
Dem topicorientierten Schreiben liegt der Gedanke von Single Source und Mehrfachverwendung zugrunde. Das bedeutet, dass der Inhalt aus dem Kontext gelöst ist. Der Text soll an jeder sinnvollen Stelle eigenständig verwendbar sein. Linear erstellte Texte aus der Desktop Publishing-Vergangenheit werden dieser Anforderung kaum gerecht. Daher unser Rat: Verzichten Sie auf den konzeptlosen Import Ihrer Altdatenbestände, und schreiben Sie von Anfang an in modular leicht verdaulichen Häppchen.

Redaktionssystem finden – keine leichte Entscheidung

Ein passendes Redaktionssystem zu finden ist keine Entscheidung fürs Leben, aber dennoch eine wichtige Weiche, wie die Dokumentation in Ihrem Unternehmen in Zukunft erstellt wird. text-it hilft Ihnen bei der Entscheidungsfindung:

• Analyse Ihrer Dokumentationslandschaft und Anforderungen als Grundlage für das Lastenheft.
• Herstellerunabhängige Expertentipps: Branchenkollegen, die mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, plaudern aus der Praxis – ohne Hersteller-Marketingtext!
• Konzeptionierung: Strukturierung, Modularisierung und Workflows zusammengefasst in einem Redaktionshandbuch.
• Kommunikation mit den Systemherstellern bis zur Implementierung.

Fragen Sie an unter: kontakt[at]text-it.at

Stand: 2018