Metadaten automatisiert vergeben – mit tag-it

Und weil man gute Dinge am besten live erlebt, bringen wir tag-it mit zur diesjährigen tekom-Herbsttagung. Besuchen Sie uns am Stand 2B31. Dort gibt es einen ersten Vorgeschmack, wie das Tool Sie bei der Metadatenvergabe unterstützt.

Komprimiert und ohne Messetrubel finden Sie alle Eckdaten rund um tag-it in unserem Whiteposter.

Aber zurück zum Anfang: Warum sind Metadaten in der Technischen Redaktion zunehmend ein Must-have?

• Modulare Content-Erstellung
  Inhalte bestehen nicht mehr aus einem langen, linearen Dokument, sondern aus vielen einzelnen Bausteinen. In Redaktionssystemen steuern Metadaten, welche Inhalte für welche Publikation ausgegeben werden. Ein Beispiel für solch eine Kontextsteuerung: „Warnhinweis nur in der US-Version einfügen.“ Metadaten garantieren also, dass die modularen Textbausteine für ein Produkt, die richtige Zielgruppe und den konkreten Markt usw. richtig zusammengesetzt werden.
•  Produktvarianten, Versionierungen, Aktualität
  Metadaten erleichtern die Versionierung und machen klar, welche Version für welchen Zeitraum gilt. Für die Steuerung von Produktvarianten liefern sie strukturierte Zusatzinformationen. Dank dieser Basis kann das Redaktionssystem die entsprechenden Inhalte automatisiert zusammenstellen. Das fehleranfällige manuelle Sortieren oder Kopieren fällt weg.
• Automatisierte Publikation
  Moderne Redaktionssysteme bzw. CCMS (Component Content Management Systems) generieren anhand der zugewiesenen Metadaten automatisiert gängige Ausgabeformate wie PDF, HTML-Help, App-Inhalte, AR/VR-Formate. Metadaten steuern dabei, was wohin ausgegeben wird.
• Normen und Rechtssicherheit
  Normen wie IEC/IEEE 82079-1 oder ISO 20607 fordern die Rückverfolgbarkeit von Inhalten. Mit Metadaten ist das ein einfaches Spiel. Im Produkthaftungsfall lässt sich aufgrund der Metadaten nachvollziehen, wann und für welche Version die Anleitung erstellt wurde.
• Übersetzungsmanagement & Kostenkontrolle
  Metadaten helfen dabei, Inhalte gezielt und effizient zu übersetzen. Ein Text, der in mehreren Dokumentationen – etwa Anleitung X und Anleitung Y – verwendet wird, wird dank der Metadaten automatisch als bereits übersetzt erkannt. Das spart Zeit und Kosten, ohne dass die Übersetzungsagentur in Tools wie Trados prüfen muss, was schon existiert.
• Auffindbarkeit & Wiederverwendung
  In großen Doku-Beständen oder Wissensdatenbanken ist eine Volltextsuche allein nicht ausreichend. Gesetzte Metadaten präzisieren die Suche, weil sie Inhalte strukturiert, nach klar definiertem Vokabular (wie etwa iiRDS) und maschinenlesbar darstellen.
  Nutzer erhalten bei einer Suche alle relevanten Inhalte, und zwar auch dann, wenn sie die Fachbegriffe nicht kennen oder ein Synonym verwenden. Das heißt, wenn ich Informationen zur Wartung meiner Kaffemaschine möchte, muss meine Suche nicht das Wort „Wartung“ enthalten. Ich kann auch nach „wie pflege ich meine Kaffemaschine“ oder nach „Kaffemaschine reinigen“ suchen und bekomme jegliche Information, die durch Metadaten für meine Zielgruppe und die Wartung gekennzeichnet ist.

Fazit
Metadaten sind längst kein Nice-to-Have mehr, sondern die Grundlage für moderne, personalisierte Dokumentation. Mit tag-it entfällt die manuelle Fleißarbeit für das Betaggen – automatisiert, konsistent und KI-gestützt. Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen, wie tag-it Ihren Dokumentationsprozess spürbar vereinfacht: konakt[at]text-it.at

Stand 09/2025