Terminologie in Zahlen

Wie wirkt sich inkonsistente Terminologie aus? Sind Synonyme, also unterschiedliche Benennungen, wirklich so tragisch?

Unterschiedliche Termini für denselben Begriff, dieselbe Sache, können Ihre Übersetzungspartner und auch Ihre Kunden verunsichern. Ist dasselbe gemeint oder gibt es einen Unterschied, der wichtig wäre? Tricky wird es vor allem, je mehr der Fachlichkeitsgrad zunimmt oder je weiter ein Wort von der Gemeinsprache entfernt ist.

Ein Beispiel aus der Welt der Kaffeemaschinen zum Grübeln und Recherchieren: Kaffeebehälter, Absatzbehälter, Satzbehälter, Tresterbehälter, Auffangschale – tatsächlich Synonyme oder eigenständige Begriffe?

Wenn Sie eine Auswirkungsanalyse anstellen, werden Sie feststellen, dass mit unklarer Terminologie nicht nur nicht-monetäre Konsequenzen wie Qualitätsverlust oder Imageschaden verbunden sind. Es gibt auch solche, die ins Geld gehen.

Rückfragen der Übersetzer

Wie lange brauchen Sie im Durchschnitt, um Rückfragen zu beantworten? Können Sie alles allein beantworten, oder müssen Sie Kollegen aus Fachabteilungen hinzuziehen?

Nehmen wir an, Sie erhalten im Monat drei Rückfragen. Eine können Sie schnell beantworten, für die andere müssen Sie kurz recherchieren. Bei einer Frage müssen Sie Fachabteilungen kontaktieren. Aufwand insgesamt: 1 Stunde. Gehen wir von einem Stundensatz von 60 EUR aus, sind das 60 EUR. Hochgerechnet auf das Jahr verursachen drei Rückfragen pro Monat Kosten in der Höhe von 720 EUR. Das hört sich nicht weiter tragisch an, oder? Aber – dieselben Fragen kommen eventuell wieder. Und – dieser Wert vervielfältigt sich bei Übersetzungen in mehrere Sprachen. 

Die Kennzahl, die man daraus ableiten kann, gibt Aufschluss über die Verständlichkeit der Ausgangstexte:

KennzahL: Ø Rückfragen der Übersetzer = ∑ Anzahl Rückfragen / ∑ Übersetzungsaufträge

Rückfragen der Kunden

Ruft nur ein Kunde im Support an, sind die finanziellen Auswirkungen dennoch enorm. Die Stelle eines Supportmitarbeiters muss eingeplant, kompetent und besetzt sein.  

Für die Technische Redaktion lassen sich aus den Kundenrückfragen indirekt Rückschlüsse auf die Kundenzufriedenheit im Hinblick auf den Informationsbedarf ableiten.

Um den Grad bzw. Index für die Zufriedenheit zu bestimmen, eignet sich die Methode der Kundenbefragung.

Änderung der Terminologie

Viele Unternehmen haben die Probleme, die eine inkonsistente Terminologie mit sich bringt, schon erkannt. Die Folge sind zumeist Glossare mit den wichtigsten Begriffen in Excel. In den unterschiedlichen Abteilungen, bei einzelnen Personen kursieren unterschiedliche Listen, die mehr schlecht als recht aktualisiert werden. Das macht den Auftritt nach außen in Summe leider nicht konsistenter.

Vorsicht vor übereilt oder nicht abgestimmter Terminologie. Schnell mal festgelegt ist auch schnell mal geändert. Änderungen kosten auf der ganzen Linie Geld. Kosten für das Anlegen und Pflegen von Begriffen, Kosten für das Ändern von Texten, Kosten für Übersetzungen.

Der Aufwand, den diese Änderungen mit sich bringen, kann in Arbeitsstunden dargestellt werden:

Kennzahl: Ø zeitlicher Aufwand für Änderungen = ∑ zeitlicher Aufwand für Änderungen / Anzahl der Informationsprodukte

Ziel der Terminologiearbeit

Ziel der Terminologiearbeit ist es, für die jeweiligen Produkte eine Vorzugsbenennung – unternehmensweit – zu bestimmen, d.h. sich auf ein Wort zu einigen, das verwendet werden soll und muss!

Wichtig ist es auch, Synonyme und vor allem nicht erlaubte Termini zu sammeln. Diese Bezeichnungen können für bessere Suchergebnisse in digital bereitgestellten Publikationen und damit zu mehr Kundenzufriedenheit führen. Kunden finden den gewünschten Inhalt auch dann, wenn sie nach einem Synonym suchen. Mit Stoppwörtern können Texte automatisiert auf Fehler durchforstet werden. In der Übersetzung helfen sie, das korrekte zielsprachliche Äquivalent zu wählen.  

Vom Glossar zur Terminologie

Wenn jedes Wort nun auch mit sogenannten Feldern hinterlegt ist, die es näher beschreiben, haben Sie gewonnen! Der Weg vom wenig informativen Glossar zur Terminologie mit Mehrwert ist getan.

Übersetzer erfahren im Feld „Definition“, was mit einem Terminus gemeint ist. Eventuell ist sogar eine Abbildung hinterlegt. Für die Marketingabteilung können Sie einen Terminus mit „erlaubt für Marketing“ beschlagworten, damit diese kreativer ans Werk gehen können. Sollten Ihre Kunden Unterscheidungen fordern, kein Problem: einfach ein Feld „erlaubt für xy“ anlegen. Und falls Sie einen Terminus wirklich mal ändern müssen, sind alle relevanten Informationen schon gesammelt.

Nutzenkennzahlen

Mit zusätzlichen Informationen zu Benennungen reduzieren sich die Kosten für Rückfragen und Recherche. Die Durchlaufzeit für Übersetzungen fällt geringer aus. Im nicht-finanziellen Bereich steigt das Vertrauen der Kunden in Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung.

Abbilden lassen sich diese positiven Veränderungen mit Nutzenkennzahlen aus der Kosten-Nutzen-Rechnung: direkter Nutzen, indirekter Nutzen, strategischer Nutzen.   

Aufwandskennzahlen

Dem Nutzen steht ein Aufwand gegenüber. Dafür gibt es Erfahrungswerte, wobei diese stark vom Umfang, Anzahl der Sprachen und Prozessen im Unternehmen abhängen. Als grobe Faustregel gilt:

Ein vollständiger Eintrag in allen Zielsprachen dauert zwischen 5 und 55 Minuten. Oder: Die Kosten bzw. der Zeitaufwand für Erstellung und Pflege eines Terms belaufen sich auf 3 EUR und 20 EUR.

Dazu kommt einmalig der Investitionsaufwand für die Einführung eines Terminologieverwaltungssystems (inkl. Einschulung, Prozessgestaltung, Bereitstellung).

Laufende Kosten fallen an für Terminologiezirkel, an denen möglichst alle Stakeholder beteiligt sein sollen, Pflege durch einen Terminologieverantwortlichen (Terminologen), Updatekosten.

Zahlt sich Terminologie sich aus?

Wie rentabel eine Unternehmensterminologie ist, hängt von einigen Faktoren ab. Kennzahlen helfen Ihnen, Kosten und Einsparungspotenzial gegenüberzustellen.

Als Mess- und Steuerungsinstrument dienen Nutzen- und Aufwandskennzahlen als Grundlage für Investitionsentscheidungen, geben Aufschluss über Prozesse und liefern Werte zur Zielerreichung.

Unser Motivator zum Schluss:

• Auch schlechte Zahlen sind gute Zahlen, denn sie weisen darauf hin, wo im Prozess etwas zu verbessern ist!
• Wenn Sie Ihre Ergebnisse nicht messen, können Sie nicht sagen, ob Sie erfolgreich waren oder nicht!
• Was gemessen wird, wird auch angepackt!

text-it bietet Ihnen folgende Dienstleistungen rund um Terminologie

• Konzeption Ihrer Terminologie (Felder, Verweise, Taxonomie, Ontologie)
• Einführung eines Terminologieverwaltungssystems
• Moderation von Terminologiezirkeln
• Automatisierte Termextraktion
• Prüfen Ihrer Ausgangstexte auf nicht erlaubte Termini (TermChecker)
• Kennzahlenerstellung

Referenz

Tabelle 1: Auswirkungsanalyse

(1 = niedrig, 2 = mittel, 3 = hoch)

Stand: 2022